第一条为进一步加强和规范学校会议费管理，节约会议经费开支，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发[2016]50号），结合国家有关规定和学校工作实际需要，按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则，制定本办法。
第二条本办法适用于学校、各学院、校机关各部、处及各直附属单位（以下简称“各单位”）举办（含主办、承办、协办）的各类会议、论坛，包括国内学术会议、国内管理会议、在华举办国际会议。
国内学术会议是指与教学、科研活动直接相关的学术会议，包括学术会议、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。
国内管理会议是指除国内学术会议之外的其他国内会议。
在华举办国际会议是指报经教育部外事部门批准的、在我国境内举办的国际会议。
会议举办者根据会议内容和性质选择相应的会议类型，报所在单位审批确定。
计划财务处负责依据国家有关法律法规、财经政策和学校会议费管理办法，开展会计核算和监督管理工作。
各单位应建立健全本单位的会议费管理实施细则，对本单位举办的会议承担审批和监管责任。
会议举办者对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。
第四条各单位负责人对本单位举办的会议承担审批和监管责任。其他相关文件中要求报业务管理等部门审批的会议，应按相关规定履行审批手续。
第五条各类会议应坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则，注重会议质量，提高会议效率。各类会议根据会议性质、会议主要内容、实际工作需要，从严确定会议天数、参会人数、会议预算。
第六条举办会议应预先按规定程序履行审批手续，填写湖南大学会议费审批表，审批表内容包括会议名称、会议类别、会议主题、时间地点、参会人数、工作人员数、会议预算及所需经费列支渠道等。
第七条各单位召开会议应当改进会议形式，充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。
第八条会议优先安排在学校内部会议室、礼堂、宾馆等场所。因工作需要必须在校外召开的国内学术会议、国内管理会议原则上应安排在四星级以下（含四星级）宾馆。
第九条会议不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开。
第十条协助其他单位办会，承担部分会议费的，应签订合同（协议）。合同（协议）中列明会议名称、会议主题、时间地点、参会人数、分摊会议费用的理由和比例依据等。国内管理会议不得列支协助办会经费。
第十一条会议费开支范围包括住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。
前款所称交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。
第十二条会议费开支实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用。
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院士、二级及以上教授和外籍专家人数达到与会人数三分之一
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（一）各类会议应按照定额控制标准执行，超支部分不予报销。
（二）不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。
第十三条下列费用纳入会议费预算，可不计入会议费综合控制定额，从相应的支出科目中据实列支：
（一）会议代表城市间交通费。会议代表参加会议发生的城市间交通费，原则上按差旅费管理规定由所在单位报销；因工作需要，邀请国内外专家、学者和有关人员参加会议，对确需负担的城市间交通费、国际旅费，可由主办单位在会议费等费用中报销。
（二）参会专家人员费用。会议举办者根据工作需要，可向邀请参会专家发放咨询费、讲课费和劳务费。具体发放标准参照国家有关管理办法执行。
第十四条各单位在会议开始前可办理会议费借款手续。会议费借款应提供：
（五）在华举办国际会议，还需提供教育部批准办会的文件。
第十五条各单位在会议结束后应当及时汇总票据，集中一次性办理报销手续。会议费报销时应提供：
（三）会议参会人员签到表（包含姓名、工作单位、职称/职务、联系电话、签名）；
（四）财务票据及与会议举办时间相匹配的酒店等会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单、委托协议（合同）等凭证；
（五）在华举办国际会议，还需提供教育部批准办会的文件。
第十六条会议报销时应按会议费预算执行。如实际支出超出预算，须出具详细的书面说明，经各单位财务负责人审批同意后准予报销。
第十七条对于全部使用财政拨款举办的会议，不得再向参会人员收取费用，严禁转嫁摊派会议费。对于使用多种资金渠道举办的会议，按照成本补偿原则，各单位可适当向参会人员收取会议费，收取的标准不能超过综合定额标准。
第十八条各单位举办的会议，应在会议结束2周内及时办理报账手续。
第十九条除符合国家现金支付规定的费用外，会议费结算原则上应通过银行转账方式或公务卡结算。
第二十条严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁预存、套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。
第二十一条各单位办会不得安排高档套房；会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，严禁提供高档菜肴；不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。
第二十二条各单位应加强对本单位会议召开及经费报销的内控管理，对违反会议费管理制度的人员进行严肃处理，自觉接受学校有关部门对会议举办活动及相关经费支出的监督检查。
第二十三条学校审计、财务等部门要对各单位会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括：
（一）单位会议审批制度是否健全，会议活动是否按规定履行审批手续；
第二十四条会议举办人员违反本办法规定，有下列行为之一的，由学校纪检监察、审计、财务等部门责令改正，追回违规资金，并视情况给予相应处分：
（三）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；
第二十六条本办法自印发之日起执行。
