第一章 总 则
第一条为规范我校人事档案管理工作，进一步完善人事档案查借阅工作程序,根据《中华人民共和国档案法》和《干部人事档案工作条例》等文件精神，结合我校实际，制定本细则。
第二条有下列用途之一的，严格履行审批程序后可以查借阅教职工人事档案：
（一）政治审查、发展党员、党员教育、党员管理等。
（二）干部录用、聘用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、教育培养、职称评聘、表彰奖励、工资待遇、公务员登记备案、退（离）休、社会保险、治丧、公证等。
（三）巡视、巡察，选人用人检查、违规选人用人问题查核，组织处理，党纪政务处分，涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办等。
（四）经具有干部管理权限的党委（党组）、组织人事部门批准的编史修志，撰写大事记、人物传记，举办展览、纪念活动等。
第三条查借阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自对外公布教职工人事档案内容。
第四条查借阅人员务必保证人事档案的安全，严禁涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添人事档案材料。
第五条查借阅档案应当2人以上，一般均为中共正式党员。
第六条任何人不得查借阅本人及其直系亲属的人事档案。
第二章 档案查阅
第七条校内单位因工作需要，申请查阅人事档案按以下规定办理：
（一）查阅申请
申请查阅人员在湖南大学人力资源处官网上下载《人事档案查阅审批表》，如实详细填写。
（二）单位审核
因党内事务需要查阅人事档案的，《人事档案查阅审批表》由查阅单位党务负责人签字，盖本单位党组织公章（无党组织公章的单位盖行政公章）；
因行政事务需要查阅人事档案的，《人事档案查阅审批表》由查阅单位行政负责人签字，盖本单位行政公章。
（三）审批登记
申请查阅人员持《人事档案查阅审批表》和有效工作证件，经人力资源处审批通过，在《查阅档案登记本》上做好登记后，方可进行人事档案查阅。
第八条校外单位因工作需要，申请查阅人事档案按以下规定办理：
（一）办理公证事项
公证处工作人员持单位介绍信、当事人委托卷宗、有效工作证件，由人力资源处审批通过后，在《查阅档案登记本》上做好登记，方可进行人事档案查阅。
（二）政审外调事项
外调单位工作人员持单位介绍信（须经我校对接单位党委负责人在背面批注、签字并加盖公章）、有效工作证件，由人力资源处审批通过后，在《查阅档案登记本》上做好登记后查阅。
第九条人事档案仅限在人事档案室内阅览，查阅过程中禁止拍照，禁止吸烟。
第十条查阅两份以上人事档案时，避免同时打开，以防装错或丢失。如果发现档案中有问题，应及时向档案工作人员报告，由人事档案管理部门按有关规定处理，阅档人不得擅自进行处理。
第三章 档案借阅
第十一条校外单位原则上不得借阅本校教职工人事档案。
第十二条校内单位因工作需要，必须借阅人事档案的，申请借阅人事档案按以下规定办理：
（一）借阅申请
申请借阅人员在湖南大学人力资源处官网上下载《人事档案借阅审批表》，如实详细填写。
（二）单位审核
因党内事务需要借阅人事档案的，《人事档案借阅审批表》由查阅单位党务负责人签字，盖本单位党组织公章（无党组织公章的单位盖行政公章）；
因行政事务需要借阅人事档案的，《人事档案借阅审批表》由查阅单位行政负责人签字，盖本单位行政公章。
（三）审批登记
申请借阅人员持《人事档案借阅审批表》和有效工作证件，经人力资源处审批通过，在《借阅档案登记本》上做好登记后，方可借出档案。
第十三条校内单位借阅人事档案，在借出之日起十五个工作日内予以归还。确因工作需要必须延长借阅时间的，由单位出具书面申请，明确归还时间，加盖公章，经人力资源处审批通过后办理续借。寒、暑假期间人事档案停止外借，已借出的档案在放假前必须归还入库。
第四章 档案复制与摘录
第十四条特殊情况需要复制人事档案的，须事先在《人事档案查阅审批表》中列出需要复制的材料明细，经人力资源处批准后方可复制。
第十五条特殊情况需要摘录人事档案的，按以下规定办理：
（一）校内单位需摘录人事档案的，其摘录内容必须由人事档案室审核通过后方可带出。
（二）校外单位需摘录人事档案内容的，摘录的材料必须经由人事档案室审核后加盖人事档案专用章（两页以上材料加盖骑缝章），否则无效。
第十六条摘录人事档案必须保证摘录文字与档案材料完全一致，逐条摘录。
第十七条复制、摘录的档案材料，使用后要进行登记销毁，不得转借，不准无关人员和本人翻阅。
第五章 附则
第十八条本细则自公布之日起实施，由人力资源处负责解释。（2022年11月2日公布）
