各学院：

为促进博士研究生的国际交流与合作，开拓博士研究生国际学术视野，现开展2021年博士生参加高水平国际学术会议资助项目申报工作，相关事项通知如下:

一、申请要求

1.申请人须为我校全日制非定向在读博士研究生；

2.申请人应为第一作者（或导师第一作者,申请人为第二作者，且作者署名单位为湖南大学）撰写与学位论文研究相关的学术论文或摘要，投稿本学科领域权威的国际学术会议并被录用，且通过线上或线下参与的方式在该会议上做口头报告;

3.所参加会议应在本年度举行，须列入《湖南大学高水平国际学术会议目录》。

二、资助范围

项目资助经费根据会议举办地、参会形式和会议预算等核定，可用于报销项目录取人员在参加学术会议期间的往返旅费、会议注册费、签证相关费用及住宿费等。疫情防控期间改为线上形式开展的会议，资助范围为论文注册费。

三、申请与资助程序

1.研究生申请

申请人在会议召开前尽早提出申请，提交以下材料：

（1）《湖南大学博士研究生高水平国际学术会议资助项目申请表》；

（2）论文录用函或大会邀请函（明确论文已被接收、明确参会形式为Oral Presentation）；

（3）会议背景资料、官方会议日程安排表（官方会议日程首页和记载申请者口头宣读时间的对应页）。如无官方日程安排表，提交情况说明；

（4）拟发表论文全文（摘要）。

2.学院审核推荐

学院及时对申请材料进行审核，对博士生所申请参加的线上国际学术会议主题、论文录用函或大会邀请函、在所属领域的会议级别等情况进行认定。

学校每月（寒暑假顺延）接受一次项目申报，学院应于每月（寒暑假顺延）15日前将推荐人员汇总表和申请人材料提交至研究生院。

3.研究生院审批

研究生院对学院提交的申请资料进行审核，确定项目录取人员并核定资助金额。

4.参会与结项手续

博士生参加国际学术会议前，根据国际合作与交流处要求，办理相关审批手续（http://wsc.hnu.edu.cn/info/1145/2695.htm）。

博士生参加完线上国际会议后，向研究生院提交以下总结资料（均为电子版，发至peiyangban@hnu.edu.cn）：《湖南大学博士研究生高水平国际学术会议资助项目总结报告》、正式邀请函、论文录用情况证明、申请者宣读论文时间安排表、会议网址以及在线参会截屏及个人做报告截屏等（请将参会截屏照片放入word文档并在旁进行相应的文字说明）。

研究生院审核同意后，博士生持相关审批件及票据至所在学院办理报账手续，费用报销标准按照学校计划财务处规定执行。

四、其他事宜

1.各学院、导师应积极支持博士生参加高水平国际学术会议。鼓励有条件的学院和导师给予配套资助。

2.项目按照《湖南大学博士研究生高水平国际学术会议资助项目管理办法》（湖大研字[2014]37号）及其他相关规定执行。

联系方式

项目联系人:罗鹏

联系电话：0731—88822824

办公地点：研究生院培养办公室（研究生楼D栋406）

联系邮箱：peiyangban@hnu.edu.cn

附件：

1.湖南大学博士研究生高水平国际学术会议资助项目申请表

2.湖南大学博士研究生国际高水平会议项目学院汇总表

3.湖南大学博士研究生高水平国际学术会议资助项目管理办法

4.湖南大学高水平国际学术会议目录

5.湖南大学博士研究生高水平国际学术会议资助项目总结报告

研究生院培养办公室

2021年4月20日